Moderne Unternehmen arbeiten dezentral, hybrid und über Zeitzonen hinweg. Für IT-Mitarbeiter wird es immer schwieriger, die Terminplanung zwischen Mitarbeitenden, Abteilungen und sogar externen Partnern effizient zu organisieren. Wenn Meetings kollidieren, wichtige Stakeholder nicht auffindbar sind oder ein Teammeeting an zehn verschiedenen Kalendern scheitert, ist es Zeit für eine professionelle Lösung.
Der OnTime Gruppenkalender wurde genau für diese Herausforderungen entwickelt. Er erweitert klassische Kalenderfunktionen um intelligente Werkzeuge, die Teamkoordination, Verfügbarkeitstransparenz und Meetingplanung auf ein neues Level heben. Wir sprechen mit Jessica Kutzowitz, IT-Expertin bei der Bücker GmbH, über die zehn häufigsten Fragen, die IT-Mitarbeiter in Sachen Kalenderkoordination stellen – und wie der OnTime Gruppenkalender dabei hilft, klare Antworten zu liefern.
Interview mit Jessica Kutzowitz
Frage 1: Wie sehe ich in großen Teams auf einen Blick, wer verfügbar ist?
Jessica Kutzowitz: Der OnTime Gruppenkalender ist genau dafür gemacht. Die Oberfläche ist so gestaltet, dass man auf einen Blick erkennt, wer wann verfügbar ist – und das sogar über mehrere Teams oder Standorte hinweg. Die Anzeige ist farbcodiert, flexibel filterbar und in Echtzeit synchronisiert. Ideal, wenn man schnell einen freien Slot für ein spontanes Meeting finden muss.
Frage 2: Wie kann ich unkompliziert Termine mit Kolleg:innen und Externen koordinieren, ohne viele E-Mails zu schreiben?
Jessica Kutzowitz: Die OnTime-Funktion „Share My Time“ erlaubt es, gezielt verfügbare Zeiten zu teilen – auch mit Externen. Das Ganze funktioniert datenschutzkonform, denn statt Kalendereinträgen wird nur die Verfügbarkeit angezeigt. Und wenn mehrere Personen abstimmen sollen, wann ein Meeting stattfinden kann, hilft die „Pollarity“-Funktion: eine Umfrage zur Terminfindung, direkt aus dem Kalender heraus.
Frage 3: Wie integriere ich den Gruppenkalender in unsere bestehenden Tools wie Outlook oder Teams?
Jessica Kutzowitz: OnTime funktioniert hervorragend mit Microsoft Outlook, Microsoft Teams und HCL Notes/Domino. Es gibt keine Insellösung – alles fügt sich in die gewohnte Oberfläche ein. Besonders für IT-Abteilungen ist das Gold wert, weil man keine neue Plattform einführen muss. Auch die Authentifizierung und Benutzerverwaltung lässt sich über bestehende Systeme wie Active Directory steuern.
Frage 4: Wie verwalte ich Urlaubs- und Abwesenheitszeiten besser als mit Excel-Listen?
Jessica Kutzowitz: Dafür bietet OnTime eine integrierte Abwesenheitsverwaltung. Mitarbeitende können direkt im Kalender Abwesenheiten beantragen, und Führungskräfte genehmigen sie mit einem Klick. Urlaub, Krankheit, Homeoffice – alles ist sofort für das ganze Team sichtbar. Das erleichtert die Kapazitätsplanung enorm, besonders bei Personalengpässen.
Frage 5: Wie plane ich Meetings für andere Personen – z. B. für meinen Chef oder ein gesamtes Projektteam?
Jessica Kutzowitz: OnTime unterstützt die sogenannte Delegationsfunktion. Damit können berechtigte Personen – etwa Assistenzkräfte oder Projektmanager – im Namen anderer Meetings anlegen, verschieben oder absagen. Die Stellvertretung ist granular einstellbar und jederzeit nachvollziehbar. Gerade in größeren Organisationen ist das ein Muss.
Frage 6: Wie bekomme ich einen Überblick über die Kalender aller Abteilungen oder Projektteams gleichzeitig?
Jessica Kutzowitz: Genau hier zeigt der OnTime Gruppenkalender seine Stärke. Man kann sich benutzerdefinierte Gruppenansichten zusammenstellen – zum Beispiel nach Abteilung, Projekt oder Standort. So sehe ich etwa mit einem Klick alle Entwickler in Berlin oder das gesamte Sales-Team weltweit. Das macht die Planung wesentlich transparenter und schneller.
Frage 7: Wie kann ich Kalenderdaten analysieren oder Reports über Meetinghäufigkeiten erstellen?
Jessica Kutzowitz: Mit OnTime lassen sich Auswertungen über Meetingvolumen, Teilnehmerfrequenz und genutzte Zeitfenster erstellen. So können Unternehmen analysieren, wie effizient ihre Meetingkultur ist – ein Thema, das durch hybride Arbeit stark an Bedeutung gewonnen hat. Auch wiederkehrende Engpässe, wie z. B. überbuchte Tage oder „Dead Zones“, werden sichtbar und können aktiv entschärft werden.
Frage 8: Wie kann ich OnTime für Teams mit Schichtarbeit oder wechselnden Einsatzplänen nutzen?
Jessica Kutzowitz: Die Software unterstützt flexible Arbeitszeitmodelle perfekt. Ob Früh-, Spät- oder Wochenendschichten – OnTime lässt sich an verschiedene Zeitpläne anpassen und zeigt sie sauber im Kalender an. Das ist besonders hilfreich in Support-Teams, Produktionsbetrieben oder bei international tätigen Unternehmen mit 24/7-Betrieb.
Frage 9: Wie schützt OnTime meine Kalenderdaten vor unbefugtem Zugriff?
Jessica Kutzowitz: Datenschutz ist ein zentraler Bestandteil von OnTime. Die Lösung greift nicht direkt auf Inhalte der Termine zu, sondern arbeitet mit Verfügbarkeitsinformationen. Rollen- und Berechtigungssysteme sorgen dafür, dass nur berechtigte Nutzer Einblick in bestimmte Kalender oder Informationen haben. Außerdem wird der Zugriff vollständig dokumentiert – das ist wichtig für Compliance-Anforderungen.
Frage 10: Wie schnell ist OnTime einsatzbereit und wie aufwändig ist die Einführung?
Jessica Kutzowitz: Die Einrichtung ist erstaunlich unkompliziert. Unsere Kunden sind oft überrascht, wie schnell alles läuft – von der Installation über die Integration bis hin zur Schulung. Wir als Bücker GmbH übernehmen bei Bedarf die komplette Implementierung und Konfiguration. So können IT-Teams sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: den Betrieb und die Weiterentwicklung ihrer Infrastruktur.
Verlässliche Partnerschaft für nachhaltige Digitalisierung
Die Einführung eines professionellen Gruppenkalenders ist mehr als ein technisches Projekt – es ist ein Kulturwandel in der Art und Weise, wie Teams miteinander kommunizieren, planen und zusammenarbeiten. Wer diesen Wandel erfolgreich gestalten will, braucht nicht nur die richtige Software, sondern auch einen erfahrenen Partner, der die Praxis kennt, die Fallstricke versteht und mitdenkt.
Genau hier kommt ein IT-Dienstleister ins Spiel, der nicht nur Tools liefert, sondern echte Lösungen schafft. Seit mehr als zwei Jahrzehnten begleitet dieses Unternehmen Kunden aus nahezu allen Branchen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse – mit Kompetenz, Empathie und der klaren Ausrichtung auf langfristigen Erfolg. Über 25 Jahre Projekterfahrung, technisches Know-how aus unzähligen IT-Landschaften und ein tiefes Verständnis für hybride Arbeitswelten fließen in jede Lösung ein.
Hundertfach bewährt hat sich die Unterstützung im Bereich HCL Domino, Microsoft 365 und IBM Software. Als mehrfach ausgezeichneter Gold Partner – sowohl von HCL als auch IBM – sowie Microsoft Designation Partner bringt der Dienstleister nicht nur Zertifizierungen, sondern vor allem Substanz mit. Kunden profitieren von 1st-, 2nd- und 3rd-Level-Support im Rahmen flexibler SLAs, schnellen Reaktionszeiten, persönlicher Betreuung und messbaren Ergebnissen.
Was diesen Partner besonders macht? Die Fähigkeit, auch komplexe IT-Themen so zu strukturieren, dass sie verständlich und lösbar werden. Die Leidenschaft für stabile, sichere und zukunftsfähige Infrastrukturen. Und die Überzeugung, dass IT mehr ist als Technologie – nämlich ein Werkzeug, das Menschen produktiver, Unternehmen erfolgreicher und Zusammenarbeit menschlicher macht.
Die Einführung des OnTime Gruppenkalenders ist dabei oft nur der Anfang. Viele Kunden erweitern ihr Setup mit maßgeschneiderten Integrationen, modernisieren parallel ihre Domino-Umgebung oder bauen hybride Szenarien zwischen Microsoft 365 und HCL auf. Und sie tun das mit einem Team an ihrer Seite, das sich nicht nur auskennt, sondern mit Begeisterung bei der Sache ist.
Ob Kleinbetrieb, Mittelstand oder globaler Konzern: Wer effiziente Kalenderkoordination, echte Beratung und einen Partner sucht, der nicht nur liefert, sondern auch Verantwortung übernimmt, ist hier bestens aufgehoben.